№ 11 вiд 15-03-2004
|
|
Український дiловий тижневик
"Контракти" / № 11 вiд 15-03-2004 |
Менеджмент
За допомогою автоматизованої системи управління персоналом можна підвищити якість і оперативність кадрових та управлінських рішень. Однак оптимальний вибір такої системи залежить від характеру діяльності компанії.
 |
| Збільшити (JPG 55Kb) |
Три види управління
Головне призначення автоматизованих систем управління персоналом (для їх позначення також вживається англомовний термін Human Resources Managment Information System, або HRMIS) полягає у своєчасному наданні актуальної і точної інформації для прийняття управлінських рішень. Важливим також є спрощення та інтенсифікація роботи кадрового підрозділу компанії. Тому перш ніж оцінювати можливості та функції HRM-систем, треба визначитися із загальними принципами управління людськими ресурсами.
«Треба розрізняти управління кадрами, управління персоналом і управління людськими ресурсами, — розповідає Маргарита Короткова. — Це три різні підходи, що відображають еволюцію управління людьми».
Зокрема, управління кадрами застосовується в компаніях, які здійснюють продаж ресурсів (такий тип компаній переважав у 30-х роках минулого століття). Типовий приклад — гірничодобувна або металургійна компанія, де процес виробництва не висуває до більшості працівників спеціальних вимог. Для управління кадрами таких підприємств потрібні невеликий набір функцій — облік працівників, виконуваних ними робіт, а також посадові інструкції (обов’язки того чи іншого працівника). Крім того, до неї входить добір і наймання працівників, однак без урахування особливих вимог до них.
Для компаній, які здійснюють продаж товарів (де на додану вартість впливають бренди), від управління працівниками потрібно значно більше — необхідно знати, що може робити конкретний працівник і яку додаткову вартість він може привнести. Цей вид управління дістав назву управління персоналом. До нього крім функцій, що використовуються в управлінні кадрами, входить також постановка цілей, оцінка виконання роботи і стимулювання діяльності працівника.
Складніший рівень управління — управління людськими ресурсами — представлений у компаніях, які займаються продажем послуг (ринок товарів заповнений, на ньому велика кількість брендів, і споживач орієнтується не так на сам товар, як на якість пов’язаних з ним послуг). «У цьому разі критична складова бізнесу почала залежати від кваліфікації персоналу, він став стратегічним ресурсом», — пояснює Маргарита Короткова.
В управління людськими ресурсами, на додачу до функцій управління персоналом, входять також технології навчання працівників, добору й розвитку персоналу, мотиваційні заходи, розвиток корпоративної культури, тобто повний спектр функцій, які можуть застосовуватися в роботі з кадрами.
Зазначмо, що «спрощене» управління кадрами аж ніяк не є «гіршим» за управління людськими ресурсами. Усе залежить від специфіки компанії: для металургійного комбінату «витончений» добір робітників не потрібний; а для великого IT-підприємства самого лише кадрового обліку буде замало, натомість «просунуті» функції управління людськими ресурсами можуть бути життєво необхідними.
Водночас фахівці зазначають, що нинішні автоматизовані системи непогано впоруються з управлінням кадрами й значною мірою — з управлінням персоналом, однак повномасштабна автоматизація управління людськими ресурсами їм поки що не до снаги. «Ідеальна» ситуація, коли HRM-система, тісно пов’язана з автоматизованими системами фінансового та управлінського обліку, на основі переліку завдань компанії сама визначає ті людські ресурси, які необхідні для їх виконання, — поки що з галузі фантастики.
Що може HRM-система
Сьогодні на ринку HRM-систем представлено продукти як західного (локалізованого під вітчизняні умови), так і вітчизняного (або російського) походження. Перші переважно входять до складу потужних і «важких» ERP-рішень (SAP R/3, Oracle Application, Axapta та ін.). Другі можуть входити до комплексної системи управління підприємством або постачатись як окреме рішення. Найвідоміші з них — «Бос-Кадровик» (компанія «АйТі»), Контур «Управління персоналом» (корпорація «Галактика»), «Парус-Кадри» (компанія «Парус»), «1С: Зарплата і Кадри», «Мегаполіс. Управління персоналом» («Softline»), «PersonPro» (компанія «АМІ-Україна») тощо.
Крім функцій власне управління персоналом (ведення даних працівників, планування робочого часу й створення штатного розпису, кваліфікаційні вимоги до працівників, добір кандидатів тощо, в HRM-систему часто включають ще один модуль — розрахункових завдань (він здійснює розрахунок зарплати, встановлення ставок, тарифних сіток тощо). На думку Андрія Фомічова, начальника департаменту продажу корпорації «Галактика», потреба вітчизняних компаній у розрахункових завданнях значною мірою зумовила зростання попиту на HRM-системи (він збільшився в середньому вдвічі за останні 1,5-2 роки). «Якщо раніше більшість великих підприємств користувалася послугами інформаційно-обчислювальних центрів для розрахунку зарплати, то тепер їм зручніше робити це власними силами. Водночас західні системи, що представлені в Україні, майже не вирішують це завдання в повному обсязі. Цим пояснюється велика кількість тендерів на розробку HRM-систем, які оголошують українські користувачі «важких» західних ERP-рішень. Причина не так в їхній обмеженій функціональності (тут принципової проблеми немає), як у складності у дорожнечі настроювання під вітчизняну специфіку».
Коли виникає потреба в HRM-системі
Розповідає Андрій Фомічов: «Тільки-но керівництво розуміє, що наявних найпростіших засобів обліку персоналу в Excel уже недостатньо, й та інформація, яку треба враховувати, фільтрувати та аналізувати, потребує потужніших інструментів обробки, починається пошук системи автоматизованого управління персоналом. А далі вже все залежить від потреб і можливостей компанії. Але здебільшого середні та великі підприємства орієнтуються на серйозні повнофункціональні продукти — або спеціалізовані, або в складі ERP».
За ціною HRM-системи поділяються на кілька класів. Найнижча — «базові» можливості обліку кадрів — близько $5 тис. Рішення середнього за функціональністю рівня коштуватиме близько $20-30 тис. Повнофункціональні потужні системи коштують $100 тис. і більше. Можна також виходити з вартості одного робочого місця, яка становить у середньому від $500 до $1 тис. (без супроводу). Однак вибираючи HRM-систему «по кишені», потрібно враховувати, що придбання недорогої «коробкової заготовки», адаптацію та супровід якої треба робити самотужки, може згодом вилитися в значно більші витрати, ніж придбання дорожчої, але кращої системи, яку підтримує постачальник. До речі, супровід змін у законодавстві — одна з найважливіших вимог, які замовники хочуть бачити в HRM-системі.
Упровадження HRM-системи здійснюється в кілька етапів. Перед інсталяцією системи у замовника збирають інформацію про діючу методологію управління персоналом і розрахунку заробітної плати, на її основі формують інформаційну модель підприємства. Потім складають робочу групу з упровадження, систему інсталюють і настроюють під сформовану модель. Після цього настроюють та «обкатують» систему на обмеженому наборі даних. На фінальному етапі здійснюють повне внесення інформації, формують довідники й систему вводять у дію. Увесь процес зазвичай займає від 2 до 4 місяців.
І ще один істотний момент — упроваджувати HRM-систему найкраще в складі комплексної інформаційної системи, яка також здійснює управління матеріальними, фінансовими та іншими ресурсами. Це не тільки забезпечить ефективніше її використання, а й заощадить час й гроші, оскільки додатково купувати й встановлювати HRM-модуль в уже працюючу систему почасти і складніше, і дорожче, ніж встановити його із самого початку.
Довідка
Основні функції системи автоматизованого управління персоналом
Опис робочого часу і складання штатного розпису.
Ведення документації з кадрових питань.
Планування використання персоналу.
Кваліфікації та кваліфікаційні вимоги.
Управління підвищенням кваліфікації.
Планування кар’єри і заміщення посад наступниками.
Управління даними кандидатів для прийому на роботу.
Розрахунок заробітної плати та окладів.
Розрахунок витрат на відрядження.
Формування статистичних звітів для зовнішніх і внутрішніх потреб.
Досвід вибору HRM-системи: думка фахівця
Маргарита КОРОТКОВА, HR-менеджер корпорації «Квазар-Мікро»:
Торік ми вивчали пропозицію систем автоматизації управління персоналом на українському ринку з метою вибору однієї з них для впровадження в нашій компанії (на сьогодні для цих завдань використовується система 1С, але її можливостей уже замало). Ми не розглядали такі західні системи, як Axapta, SAP R/3 та ін. Це доволі витратні рішення, і їх упровадження раціональне тільки тоді, коли воно здійснюється як частина загального проекту автоматизації на основі цих систем. Ми розглянули чотири системи вітчизняної і російської розробки — «Бос-Кадровик» (компанія «АйТі»), «PersonPro» («АМІ-Україна»), «Парус-Кадри» (компанія «Парус») і «1С: Кадри».
У переліку наших вимог до системи були, по-перше, наявність досить простого і зрозумілого інтерфейсу для введення даних (за можливості, мінімізація введення даних вручну, автоматична генерація різних форм, наказів тощо). По-друге, узгодження з чинним законодавством. Крім того, система повинна самостійно створювати стандартні форми звітності, які вимагають держоргани (охорона праці, соцстрах, Мінстат та ін.). На етапі впровадження ці дані вносяться до системи, і потім здійснюється їх підтримка, зокрема, з боку компанії-впроваджувача.
Для завдань управління персоналом хотілося б мати кілька функцій: добір персоналу, компенсаційна політика, планування і бюджетуванння навчання тощо. Добір кадрів пов’язаний з обробленням великої кількості неструктурованої інформації (наприклад, резюме). Система має давати оперативний доступ до цієї інформації: вводити необмежену кількість файлів у різних форматах, здійснювати структурування «поверх» цих документів, виконувати швидкий повнотекстовий пошук за кількома критеріями. На жаль, системи, які ми розглядали, на сьогодні потребують ручного введення даних з резюме. І?якщо стосовно працівників це ще можливо виконати, то щодо кандидатів — нереально.
Серед завдань компенсаційної політики хотілося б мати можливість установити рівні оплати персоналу, «прив’язати» до них певний набір компенсацій, які може отримувати працівник, а також набір посад і оперативно відстежувати зміни (така функціональність була в системі «Бос-Кадровик», однак також не в повному обсязі). Управління навчанням передбачає наявність довідника тренінгів, створення для кожного працівника планованої програми навчання, розрахунок її бюджету тощо.
За нашими оцінками, найповніше цим вимогам відповідала система «Парус-Кадри» (зокрема, в ній добре реалізовано підтримку законодавчої бази). Однак жодна з розглянутих систем не відповідала нашим запитам щодо функціональності та сервісної підтримки достатньою мірою, і в результаті ми досі не зробили вибору. Нині в «Квазар-Мікро» здійснюється розробка внутрішньої корпоративної інформаційної системи, де буде реалізовано частину тих функцій, які потрібні нам для управління персоналом.
|