На системі

Олексій РОСОВЕЦЬКИЙ

Як не стати жертвою власної автоматизації

Автоматизація підприємства — справа дуже витратна і не менш відповідальна. Залежно від складності проекту впровадження систем класу ERP (які надають менеджерам комплексний інструментарій гнучкого управління) потребує інвестицій у розмірі від $20 до 500 тис. Гендиректор АДВ Груп Україна Олександр Горлов підрахував, що ERP-упровадження закінчуються провалом на семи з десяти вітчизняних підприємств. Не стати жертвою власної автоматизації можна, чітко визначивши цілі проекту й грамотно побудувавши відносини з упроваджувальниками-розробниками.

Усе може ERP

У Контрактах (№ 44) ми розповіли про людський чинник, його деструктивний вплив на автоматизацію та методи його нейтралізації. Тим часом успішне завершення упровадження аж ніяк не є самоціллю. Говорити про ефективність автоматизації можна лише у разі тривалої (за оцінками експертів, від трьох до п’яти років) експлуатації придбаного програмного продукту, а за великим рахунком — лише в тому випадку, якщо підприємство досягло за допомогою ERP-системи поставлених комерційних цілей.

Системи класу ERP зазвичай є універсальними: вони спрощують ресурсно-виробниче планування, облік корпоративних фінансів і впорядковують систему збуту. Однак головна мета впровадження ERP-систем — забезпечити керівництво компанії інформаційним інструментарієм, який сприяє і полегшує прийняття грамотних бізнес-рішень. В Україні найбільший попит мають програмні продукти, які автоматизують управлінський облік, бюджетування, фінансове і податкове прогнозування.

«Сучасні ERP-системи розвиваються в напрямі максимальної відвертості», — зазначив Контрактам керівник департаменту продажу корпорації «Галактика» Андрій Фомічев. У цьому випадку йдеться про побудову універсальних платформ, які дають можливість ефективно інтегрувати ERP з web-ресурсами, системами електронного документообігу, автоматичного проектування, управління технологічними процесами тощо. «Змінюється сама концепція програмних продуктів. Розробники поступово відмовляються від реалізації облікових завдань (коли працівник має зареєструвати інформацію, а система — в найкоротші терміни обробити й надати її керівнику), дедалі більше орієнтуючись на забезпечення управління ситуаціями», — підкреслив Фомічев.

Однак попри те, що програмні ERP-продукти стають інтегрованими (дані спеціалізованих і галузевих програм доповнюють консолідовану управлінську звітність), учасники ринку рекомендують дотримуватися чітких орієнтирів при їх виборі.

Розвідка без бою

Грамотне впровадження ERP-систем починається з визначення цілей автоматизації, попередньої діагностики підприємства, моделювання бізнес-процесів і чіткої постановки технічного завдання. Останнє передбачає формальний виклад і доведення до відома автоматизаторів виробничої моделі підприємства і цілей упровадження. Без цього, за словами експертів, подальші проектні роботи безглузді. До речі, на підготовку до впровадження припадає від 30 до 40% сумарних проектних витрат.

Визначаючи вимоги до системи, не буде зайвим використати чужий досвід з упровадження. Треба не соромитися і запитувати в потенційних проектних менеджерів координати клієнтів, які експлуатують аналогічні ERP-системи (інформацію про не дуже успішні впровадження слід не просто брати до уваги, а й обговорювати з фахівцями). Ідеальних програмних продуктів не існує, тому, зіставляючи плюси й мінуси тієї чи іншої системи, треба виходити з потреб конкретного бізнесу. А ще краще — провести міні-тендер серед постачальників систем, влаштувати, так би мовити, очну ставку автоматизаторам-конкурентам.

Утім, Олександр Горлов, який на власному досвіді переконався в тому, що «покупка додаткових комп’ютерів і модифікація каналів зв’язку — дрібниці порівняно з проектними витратами», стверджує, що вибирати ERP-продукт без допомоги консультантів просто безвідповідально. З огляду на те що дуже складно визначити, яка саме система потрібна для конкретного бізнесу, Горлов радить користуватися послугами спеціалізованих компаній вже на передпроектному етапі. За його словами, бажано, щоб підрядчик був водночас і системним інтегратором, і управлінським консультантом, а в ідеалі — мав ще й потужності для подальшого супроводу системи.

Третього не дано

«Питання підтримки системи слід вирішити заздалегідь», — вважає керівник відділу продажу ERP-систем компанії ULYS Systems Олег Кравець. Причому незалежно від того, хто — саме підприємство чи стороння організація — обслуговуватиме систему після її впровадження, персонал до роботи з ERP-системою потрібно підготувати. Типовий процес навчання працівників (зазвичай його вартість входить до вартості впровадження) виглядає так:

1) ключовим користувачам демонструється система загалом;

2) після настройки системи працівникам персонально пояснюють, як нею користуватися;

3) користувачі вдосконалюють набуті навички у процесі тестування системи;

4) співробітники навчають працювати з системою менш просунутих колег.

Крім того, впродовж двох-трьох тижнів після впровадження системи в експлуатацію компанія-автоматизатор зазвичай проводить первинну підтримку — консультанти допомагають персоналу підприємства, так би мовити, «набити руку».

Утім, працівники, які опанували ази ERP-системи, навряд чи зможуть усунути можливі несправності системи в робочому порядку. Визначаючи, хто займатиметься обслуговуванням програми, слід враховувати передбачувані обсяги й характер підтримки (консультації, навчання, інструктаж, допрацювання коду тощо). А також розставити бюджетні пріоритети, тобто з’ясувати, чи перевищують (якщо так, то наскільки) витрати на підтримку системи спеціалізованою компанією фонд зарплати штатних фахівців з даного класу систем (з розрахунку $800-1000 на особу).

Універсальної формули, яка дає однозначну відповідь на запитання, чи відмовлятися від зовнішнього супроводу системи, не існує. Експерти стверджують, що представникам малого бізнесу, які використовують відносно стабільні управлінські й облікові моделі, економічно вигідніше звернутися за допомогою сторонньої компанії. Тоді як великим підприємствам, навпаки, доцільно налагодити самостійне обслуговування системи.

Залежність і дефекти

Консультант ДП «Скала Україна» Інна Господінова визнала, що «простої внаслідок збоїв чи порушень у роботі програмного забезпечення здатні спричинити серйозні збитки для підприємства». За її словами, швидше типовими є випадки, коли без оперативної технічної підтримки з боку постачальника ERP-системи не обійтися.

Причини системних збоїв Господінова поділяє на дві категорії. Перша — апаратні проблеми, пов’язані з програмним забезпеченням (від них ніхто не застрахований, і не можна сказати, що вони властиві виключно ERP-системам). Сюди ж потрібно віднести перебої з електроенергією, проблеми із сервером і ураження вірусами. Причини другої категорії пов’язані з людським чинником. Наприклад, недостатній рівень знань системного адміністратора для обслуговування ERP-систем і некоректна робота користувачів (зокрема, саботаж і фальсифікація звітності) здатні знизити ефективність навіть ідеально впровадженого проекту.

Уникнути апаратних проблем і деструктивного впливу людського чинника складно, але можна. Для цього необхідно встановити антивірусний захист, настроїти регулярне копіювання баз даних, обмежити доступ до системи, запустити резервний сервер тощо. А ось від помилок, допущених з вини фахівців-проектувальників, як стверджує керівник відділу впровадження ТОВ «Інтелект-сервіс» Олексій Риковцев, застрахуватися складно. Навіть просунутий користувач навряд чи зможе перевірити, чи було, наприклад, у повному обсязі протестовано код програмного продукту при стресових навантаженнях.

Компанія-розробник, звичайно, виправить свою помилку в найкоротші терміни. Але лише в тому разі, якщо підприємство-замовник у договорі обумовило ці терміни й матеріальну відповідальність підрядчика за неналежне виконання проектних робіт. У договорі також бажано прописати можливості консультацій за телефонами гарячих ліній і електронною поштою, вдосконалення системи, появу нових модулів тощо. Укладаючи договір з підрядчиком, доцільно уникати формулювань у стилі «з вини розробника» — довести фахівцям, що помилилися вони, а не ви, практично неможливо. А у випадку, якщо розробник наполягає на таких формулюваннях, експерти радять детально обговорити перелік помилок на кшталт «з вини замовника».

Обговорити на форумi

На початок

Версія для друку		Відправити поштою
Оцiнити статтю		Ваш коментар