Автоматизація — п’ятий «слон» ресторану

Олександр Копич,
ІТ-спеціаліст відділу автоматизації компанії «ІКС-Маркет»

Останніми кількома роками автоматизація управління перетворилася на таку ж важливу складову ресторанного бізнесу, як, приміром дизайн, концепція чи маркетингова стратегія.

Система автоматизації управління як програмно-апаратний комплекс складається з комп’ютерної програми та спеціалізованого устаткування. Використовуючи систему, можна значно спростити й прискорити роботу персоналу в закладі, а також оптимізувати виробничі й бізнес-процеси. Приблизно таке визначення системі дають фахівці. По суті, це інструмент, ненабагато складніший викрутки, ефективність використання якого безпосередньо залежить від керівників закладу та професіоналізму консультантів, які впроваджують систему. Тому попередні етапи підготовки впровадження й вибору компанії-консультанта — найважливіші.

Фронт-офіс для касира, бек-офіс для менеджера

Комп’ютерні системи можна поділити на два глобальних модулі: фронт-офіс і бек-офіс. Фронт-офіс у більшості систем складається зі станції офіціанта та станції касира. Це та частина системи, яка розміщена безпосередньо в залі ресторану або ж барі. За її допомогою, офіціанти, бармени й касири обслуговують відвідувачів.

На автоматизованому робочому місці (АРМ) офіціанта виконуються всі дії, пов’язані з обслуговуванням клієнтів. Найголовніша з них — внесення нового або зміна зробленого замовлення, що роздруковуються на спеціальних принтерах, зустрічні стрічки — на кухні та в барі. У них міститься інформація для кухарів і барменів про те, які страви та напої необхідно приготувати, або від чого відмовився клієнт. З цього робочого місця можна також роздрукувати рахунок на бланку з логотипами ресторану.

Головна відмінність станції касира від станції офіціанта — в можливості закриття замовлення й проведення розрахунку з клієнтом. Після виконання цієї процедури клієнт отримує чек, а система зареєстровує факт розрахунку клієнта.

Бек-офіс — частина системи, з якою працюють адміністратори, менеджери та бухгалтери ресторану. Система складається з модулів складського обліку, звітів, а також модуля, що настроює конфігурацію робочих місць. Найважливіший і найскладніший модуль — складського обліку. У цій програмі здійснюється весь облік товару ресторану. Основна ідея всіх програм складського обліку в закладах харчування — максимально спростити роботу бухгалтеру-комірнику. У базу даних заносять калькуляційні картки страв, фіксують прихід товарів на склад, переміщення з одного підрозділу в інший (зі складу в бар або кухню) і, звичайно ж, списання проданих продуктів. Грунтуючись на даних цього модуля, можна легко й швидко провести інвентаризацію і у конкретному підрозділі й у всіх складах. Крім цього, у будь-який час можна одержати необхідну інформацію про наявність продуктів на складах і у разі необхідності закуповувати їх.

Модуль звітів — основний помічник керівника. Він збирає, структурує й у простій та зручній для аналізу формі видає інформацію про роботу всього комплексу загалом, а також корисні статистичні дані за певний період часу. Використання цієї інформації дає можливість керівникові тримати руку на пульсі бізнесу, вчасно реагувати на зміну ситуації та виявляти слабкі й сильні сторони в роботі ресторану.

Систему можна додатково укомплектувати дисконтним модулем, який зробить можливим використання різних знижок — від фіксованих до складних накопичувальних систем.

Муки вибору

Вибір системи і, що не менш важливо, компанії-постачальника — найважливіший етап усього проекту. І, хоч як дивно, саме на цьому етапі трапляється чимало типових помилок.

1. Банальна, але найнебезпечніша проблема — нечітке уявлення замовника про можливості системи автоматизації. Брак необхідних можливостей може спричинити затримку термінів реалізації проекту і неефективність роботи комплексу. А надмір функцій стане причиною невиправданих витрат інвестора. Ускладнити і сповільнити роботу персоналу може й нечітке розуміння деяких нюансів. Наприклад, замовників часто лякає те, що закривати замовлення й розраховуватися з клієнтами може тільки зареєстрований касир, а не будь-який офіціант, у якого є на це право.

2. Ще один дуже важливий момент вибору системи — її технічні характеристики і стабільність роботи в цілому: можливість перенесення даних, ступінь їх захисту, поведінка системи у випадках апаратних або програмних збоїв. На ці питання може відповісти тільки технічний фахівець після ретельного аналізу. Приміром, упровадивши систему, що працює під операційною системою MS DOS, користувач у результаті отримає низку обмежень, пов’язаних з підключенням додаткового устаткування, можливістю перенесення інформації, її захисту й збереження у разі збоїв.

3. Дуже часто на етапі пошуку й вибору замовник орієнтується на розрекламованого постачальника. Його приваблює кількість уже реалізованих проектів і зовсім не цікавить якість. На цьому етапі інвестору слід зв’язатися з власниками і менеджерами ресторанів, які працювали з цією компанією. Ще один важливий факт — установивши собі комплекс, що чудово працює в сусіда або конкурента, ресторатор може бути цілком розчарований, позаяк система роботи одного закладу може бути неприйнятною для іншого.

4. І остання порада — не лякайтеся високих цін. Ринок програмних комплексів уже сформувався, тому місця для компаній, які встановлюють за свої рішення захмарні ціни, на ньому немає. Водночас дешевизна комплексу може бути спричинена неякісним устаткуванням, нестабільністю роботи системи або ж недостатньою компетентністю постачальників. Отже, за малі гроші можна отримати не вирішення проблем, а заміну одних вад на інші.

---

Довiдка

Вартість систем автоматизації ресторану (на прикладі автоматизованої системи управління для ресторанів, барів, кафе, фаст-фудів «Магія»):

Програмне забезпечення Front-office 200-800 у. о.,
Back-office 300-2000 у. о.
Принтер для кухні (друк замовлень) від 250 у. о.
Принтер для бару від 250 у. о.
Принтер для друку гостьових рахунків (фірмових бланків) від 400 у. о.
Фіскальний принтер у середньому 600 у. о.
Сенсорний монітор (Touch Screen) у середньому 800 у. о.
Роботи з пуску і налагодження самої системи (вiд вартості проекту) 10-15%

---

Поради експерта

Ольга НАСОНОВА, генеральний директор фірми «Ресторанний консалтинг»:

— Ресторан — це особливий світ, тому можна провести аналогію з уявленнями пращурів про будову світу. Ресторан стоїть на чотирьох «слонах»: цінова категорія, кухня, тип обслуговування, атмосфера. Усе те, своєю чергою, стоїть на черепасі на ім’я «місце розташування». Секрет полягає в тому, щоб усі ці складові були на одному рівні. Наприклад, якщо в ресторані висока цінова категорія, високий рівень обслуговування, але «слон» на ім’я «кухня» нижчий за інших — конструкція руйнується. Якщо ж усі «слони» на рівні, але місце розташування не підходить жодному з них, то заклад навряд чи матиме успіх. Найважливішим «слоном» у концепції ресторану є цінова категорія, що обумовлена кількома чинниками: особливостями місця розташування і характеристиками приміщення майбутнього ресторану. На цьому етапі можуть відігравати роль об’єктивні чинники у вигляді характеристик приміщення. Наприклад, воно може бути надто малим чи завеликим для задуманого закладу. Якщо ж усі складові будуть пов’язані однією ідеєю, то ресторан приречений на успіх.

Обговорити на форумi

На початок

Версія для друку		Відправити поштою
Оцiнити статтю		Ваш коментар