Рентген для бізнесу

Сергій ЛУК’ЯНЧУК

Головна перевага використання автоматизованих систем управління полягає в тому, що діяльність компанії стає цілком «прозорою» для її власників і топ-менеджерів.

Ухвалення рішення про вибір конкретної системи %, частка відповідей. За даними Market-Visio, 2003

Системи: великі й малі

Перш ніж говорити про особливості вибору, впровадження і використання автоматичних систем управління, потрібно визначитися з термінологією. Справа в тім, що через різноманітність завдань, які виконують подібні системи, а також унаслідок «стихійного запозичення» західної термінології значення багатьох термінів стало розмитим. Насамперед це стосується найпоширенішого терміна Enterprise Resource Planning (ERP). Часто в нас під цим поняттям також розуміють системи початкового рівня, призначені для ведення бухгалтерського й оперативного обліку, управління логістикою тощо. Тоді як «повноцінна» ERP-система (як це видно з розшифрування абревіатури — «планування ресурсів підприємства») має здійснювати управління всією фінансовою і господарською діяльністю підприємства.

Згідно з найпоширенішим визначенням, ERP — це набір інтегрованого програмного забезпечення, який дає змогу створити комплексне інформаційне середовище для автоматизації планування, обліку, контролю й аналізу всіх основних бізнес-операцій, які є на підприємстві. До них можна віднести планування продажу й виробництва, управління попитом, облік потреби в матеріалах і потужностях, специфікацію виробів, управління закупівлею, запасами й продажем, бюджетування й управління фінансовими потоками, управління відносинами з клієнтами, кадровий менеджмент і багато іншого.

Треба сказати, що повномасштабні ERP-системи в нашій країні наразі ще мало використовуються. «Якщо говорити про ERP в Україні й розуміти під цим не бажання чи зростання зацiкавленостi, а реалізовані проекти автоматизації, в результаті яких створюється повноцінна ERP-система, то в Україні таких проектів — одиниці, — вважає Богдан Михальчук, керівник упроваджувального центру Conto. — Український бізнес ще не зовсім готовий сприйняти методологію ERP і виділити ресурси як грошові, так і людські — для того, щоб працювати за цією системою. Системи оперативного, управлінського, бухгалтерського обліку існують давно і досить добре представлені на ринку. Щодо систем планування й управління ресурсами підприємства, то потрібен час, для того щоб бізнес підготувався до цієї методології. Хоча більш технологічні компанії, які мають західних інвесторів чи сприйнятливі до сучасних інформаційних технологій, теоретично готові до цього».

Доцільніше оцінювати системи автоматизованого управління за їхніми функціональними можливостями. «Основні завдання ERP-системи — автоматизація фінансового управління, управління матеріально-технічним постачанням і виробництвом. Це є коренем системи. При цьому важливі додаткові можливості, такі як управління відносинами з клієнтами, сервісним обслуговуванням, заробітною платою й кадрами», — розповідає Олександр Сипаков, менеджер з розвитку партнерської мережі ДП «Скала Україна»

Оцінка критеріїв автоматизованої системи управління за важливістю для компаній-покупців

Навіщо впроваджують ЕRP

Про найпоширенішу мотивацію замовника, яка змушує його замислитися над придбанням системи автоматизованого управління, «Контрактам» розповів Андрій Фомічев, начальник департаменту продажу корпорації «Галактика»: «Попит на ERP-системи визначають три основних чинники. Перший (приблизно половина всіх випадків) — це певна данина моді чи загальній тенденції, бажання поліпшити імідж, пройти сертифікацію тощо. Другий — потреба, яку визначає власник підприємства. Люди, які контролюють певні об’єкти, хочуть, щоб робота цих об’єктів була «прозорою». Крім того, якщо підприємство має автоматизовану систему управління, яка підтримує міжнародні стандарти, то це плюс для отримання західних інвестицій. Зацікавленість у системі може також виходити від найманих топ-менеджерів, які відчувають потребу в інструменті ефективного управління».

Якщо мотивація виходить від власника — це найвигідніша початкова ситуація для успішного впровадження ERP-системи. «Данина моді» чи неусвідомлені рішення більш властиві державним структурам. У зв’язку з тим, що державний сектор в економіці зменшується, в загальній масі частка усвідомлених рішень, пов’язаних або з підвищенням ефективності роботи, або «прозорістю» бізнес-процесів для господаря зростає.

Упровадження системи управління в багатьох випадках дає змогу не так збільшити прибутковість, як скоротити витрати. Ба більше, не всі показники роботи ERP-системи вимірюються грішми або часом. Розповідає Віктор Пушенко, менеджер проектів Contо: «Скажiмо, система управління дає змогу значно прискорити бухгалтерам зведення балансу. Але це не основний ефект від її впровадження. Головне в тому, що люди, які ухвалюють рішення, отримують повну інформацію, можуть правильно її інтерпретувати й робити необхідні дiї. Наприклад, визначити відхилення від плану виробництва, зростання ціни закупівлі. Фінансова вигода частіше за все полягає в тому, що відповідальні особи можуть ефективніше керувати виробничими запасами, зменшувати їхню кількість, щоб вона точніше відповідала потребам, і, таким чином, вивільняти оборотні кошти. Тобто не закуповувати щомісяця товари, які можна придбавати раз на тиждень».

Крім того, автоматизація дає змогу вивільнити час працівників, які ухвалюють рішення, для аналітичної роботи, оскільки скорочуються рутинні етапи, що забирають у менеджерів середньої ланки чимало часу.

Вигода від використання ERP-систем може бути дуже значною. Наприклад, після впровадження ERP на одному з гірничо-збагачувальних комбінатів країни нормативи на витрати пального для транспорту знизились настiльки, що ефект економії перекрив вартість впровадження системи вже на першому етапі. Причина проста: пальне купують у тоннах, відвантажують у літрах і на одних лише «вільних» коефіцієнтах перерахунку утворювалася значна перевитрата.

Дмитро Шемет, головний конструктор компанії «Інтелект-Сервіс» навів ще один позитивний приклад автоматизації: використання АСУП на підприємствах хлібобулочної промисловості дало змогу знизити операційні витрати на 15%, зменшити цикл реалізації на 25% і знизити дебіторську заборгованість на 12%.

Згори мені все видно

Кому в компанії найбiльше потрібна система автоматизованого управління? Парадоксально, але від упровадження ERP-системи виграє насамперед власник, тоді як чимало працівників середньої та нижньої ланки у цьому разі відчувають певний дискомфорт. Так, упровадження автоматизації може призвести до скорочення персоналу (хоча це й не обов’язково). Ба більше, весь позитив системи управління, яка дає змогу працювати швидше й ефективніше, можуть перекреслити кілька «мінусів». Розповідає Андрій Фомічев: «По-перше, людині треба вивчити щось нове, а це вимагає від неї праці й зусиль. По-друге, вона побоюватиметься, що впроваджена система зробить її працю непотрібною. Третя точка спротиву — людина може втратити свою винятковість у сенсі володіння інформацією. Натомість власник або топ-менеджер цілком уявляє, що відбувається в компанії, вона стає для нього «прозорою».

Не секрет, що в компанії бувають працівники, для яких неорганізованість і хаотичність в роботі є джерелом прибутку. Наприклад, фінансові махінації, зокрема маніпуляції з коштами підприємства тощо. Впровадження системи управління робить фінансові схеми розрахунку повністю прозорими. Ще один приклад: впровадження системи автоматизованого технічного обслуговування ремонту дає можливість точно визначити, які саме запчастини та в якій кількості мають бути на складі. Результат — викорінення ситуації, коли начальники служб купують деталі «про запас» і закладають у кошторис якнайбільшi ціни, що з’їдає оборотні кошти й призводить до нарощування неліквідів. Можливість маніпулювати запасами повністю зникає.

Усе це може стати причиною прихованого саботажу систем управління з боку тих, для кого її впровадження — це додаткові незручності чи втрата певних вигод. Звісно, можна уявити ідеальну ситуацію, за якої культура управління й свідомість у компанії такі високі, що всі без винятку працівники вітають автоматизацію як можливість працювати краще. Насправді найкраще працює грамотна система мотивації, за якої всі працівники зацікавлені в нормальній роботі ERP. Вона може бути й позитивною (премія за ефективну роботу в системі), й негативною (санкції за «саботаж» аж до звільнення).

Як впроваджують систему

Купуючи ERP-систему, слід враховувати такі чинники. Насамперед правильний вибір функціональності. «Важка» система з надмірною функціональністю може бути для середнього підприємства надто громіздкою й невиправдано дорогою у використанні й супроводі. Однак не варто забувати й про перспективу розширення компанії. Наприклад, підприємство купує й ставить «маленьку» систему, яка на цьому етапі його влаштовує. Але в майбутньому воно може розростися, перетворитися на невеликий холдинг. А «малі» системи зазвичай не масштабуються, в них закладено жорсткий набір бізнес-процесів. Тому оптимальна система автоматизації має передбачати за необхідності подальше нарощування функціональності.

Фахівці стверджують, що повномасштабна ERP-система повинна бути адаптована до більшості існуючих програмних платформ (бажано мати крос-платформеність). Вона має бути масштабованою, здатною успішно вирішувати завдання й на малій кількості об’єктів, і на великій. Ще один критерій еталонної «великої» системи — вона повинна бути тиражованою. Схема, яка передбачає «клонування» рішення під кожного окремого замовника, може обернутися чималими проблемами. Так, на підтримання написаного «під замовника» продукту витрачаються ресурси. Коли кількість «клонів» перевищує певні межі, розробник або змушений знизити якість обслуговування (від цього постраждають клієнти), або «рухне» через нестачу ресурсів, або ж стане неконкурентоспроможним, якщо закладе вартість підтримання численних «клонів» у ціну самого продукту.

Щодо вибору між вітчизняним і зарубіжним виробником системи, то він залежить від можливостей і потреб клієнта. Західні розробки зазвичай потужніші й мають ширшу функціональність. Водночас вони дорожчі, не завжди повністю локалізуються під умови України, часто мають труднощі з підтриманням з боку розробника. Системи управління, створені в Україні і країнах СНД, значно дешевші, крім того, нині вони охоплюють весь спектр завдань — від малого до великого бізнесу й за потужністю не набагато поступаються провідним західним розробкам. Найбільший ризик від їхнього використання полягає в тому, що вітчизняні компанії-розробники найчастіше мають невеликий штат, і відхід кількох програмістів-«ідеологів» може суттєво вплинути на стан усього ERP-проекту. Крім того, були випадки, коли після певного періоду активної діяльності компанії йшли з ринку систем управління, залишаючи замовника самостійно розбиратися з підтриманням і розвитком купленого ним програмного забезпечення.

Етапи великого шляху

Впровадження системи автоматизації управління на підприємстві — складний процес, який має кілька стадій. Звичайно, за бажання замовник може обмежитися придбанням коробки з програмним забезпеченням і взяти на себе завдання з його встановлення на підприємстві, або ж домовитися з постачальником про незначні зміни типової конфігурації. Однак коли йдеться про доволі великий проект, в процесі впровадження бере участь розробник аби партнерська консалтингова компанія.

Перший етап впровадження передбачає вивчення об’єкта, визначення бізнес-процесів, які мають бути відображені в системі управління, постановку завдання, з’ясування кількості необхідного ПЗ (модулі, кількість ліцензій, робочих місць). Потім формується сама система, до якої за необхідності програмісти розробника вносять потрібні зміни. Після цього система управління «наповнюється» даними, наданими замовником, і проходить випробування на предмет виявлення помилок, неузгодженості модулів тощо. «Головна трудність при впровадженні системи — невчасне внесення оперативних даних, — вважає провідний консультант корпорації «Квазар-Мікро» Віктор Єрмак. — Є низка суб’єктивних i об’єктивних причин, з яких це відбувається — функціональних, організаційних, технічних тощо». Найважливішим і найтрудомісткішим етапом є перенесення системи на об’єкт замовника, навчання персоналу тощо. На завершальному етапі система впродовж кількох місяців проходить «обкатку» в реальних умовах роботи.

Однією з необхідних умов успішного впровадження системи є формування команди. Андрій Фомічев зазначає: «Кожний учасник проекту має усвідомити, що запуск системи — це справа всіх і кожного. При цьому слід сформувати таку систему мотивації, яка ні для кого не залишатиме вибору — лише працювати. Кожному має бути зрозуміло, куди треба рухатися й що він особисто отримає в кінцевій точці маршруту».

Команда зазвичай складається з фахівців і замовника, й постачальника. На чолі стоять керівники проекту з боку замовника й з боку компанії-постачальника (вони здійснюють оперативне управління, безпосередньо «ведуть» проект) і куратори проекту — особи, які мають повноваження приймати стратегічні рішення. На підприємстві визначаєть також коло осіб, які відповідають за окремі напрями. Постачальник призначає консультантів, які допомагають у рішенні тих чи інших завдань.

Як стверджують фахівці, на запуск системи на харчовому підприємстві звичайно йде 4-6 місяців. Для підприємств середнього машинобудування (завданнями системи є: логістика, бухоблік, виробництво, фінанси) — близько року. На автоматизацію підприємства гірничорудної галузі потрібно до півтора року, металургійного комбінату — близько двох років. При цьому важливо, щоб система починала давати ефект не наприкінці, а після завершення кожного етапу впровадження.

Щодо вартості ERP-системи, то для середнього (у масштабах України) підприємства вона становить $10-20 тис., великого — $30-70 тис., загальний діапазон — у межах від $5 до 100 тис.

---

Досьє

Ідея застосування обчислювальної техніки для планування роботи підприємства, зокрема й виробничих процесів, уперше виникла на початку 60-х років. З цією метою було розроблено концепцію MRP (Material Resource Planning — планування потреби в матеріалах). Вона стала використовуватися у так званих MRP-системах, головне завдання яких — забезпечення наявності на складах необхідної кількості матеріалів згідно з виробничими планами. У 70-х роках у MRP-системах було реалізовано принцип замкненого циклу виробництва.

Оскільки в концепції MRP не бралися до уваги завантаження виробничих потужностей, вартість робочої сили тощо, у 80-х роках було розроблено модифікацію MRPII (у цій абревіатурі перша буква означає Manufаctory, тобто виробництво). Вона здійснювала планування виробничих ресурсів — продажу й виробництва, попиту потреб у матеріалах, здійснювала контроль на рівні цеху тощо.

У 90-х роках фахівці аналітичної компанії Gartner створили новий термін ERP, що означає об’єднання системи MRPII з модулем фінансового планування. Таким чином, уся бізнес-інформація перебуває в єдиній системі, і немає потреби в передачі даних від виробничої системи до фінансової. ERP-системи забезпечують доступ менеджерів, які мають необхідні повноваження, до інформації про діяльність компанії. Це дає їм змогу здійснювати оперативний аналіз ситуації та ефективніше керувати роботою підприємства.

---

Досягнення користувачів від упровадження систем управління ресурсами MRPII

---

«Олімпійський» підхід

Наочним прикладом упровадження ERP-системи є проект автоматизації заводу компанії «Олімп», який нині здійснює корпорація «Квазар-Мікро». Про нього «Контрактам» розповіли провідний консультант «Квазар-Мікро» Віктор Єрмак і керівник проекту від «Олімпу» Олександр Комар: «Проект на «Олімпі» передбачає побудову повномасштабної системи управлінського обліку — керування фінансами, виробництвом, логістикою, збутом, роботою з клієнтами (CRM). Система створюється на основі рішення Oracle E-Business Suite і розрахована на 60 користувачів, які працюють в управлінській ланці. Серед її завдань — цілковите управління собівартістю продукції, оптимізація бізнес-процесу з оброблення замовлення на продаж, залучення нових клієнтів за рахунок правильнішого управління роботою з трейдерами і збутовою мережею тощо. Очікується, що за 6 місяців після закінчення впровадження керівництво зможе аналізувати ключові фінансові показники, порівнювати їх з попередніми і на підставі цього ухвалювати оперативніші й правильніші рішення.

Упровадження за планом триватиме 11 місяців. Процес передбачає кілька етапів: на першому визначається стан компанії та її потреби, другий — проектування бізнес-процесів, третій — тестування, четвертий — підготовка до експлуатації, навчання користувачів. П’ятий етап — запуск і дослідна експлуатація. Сьогодні проект перебуває у передзавершальній стадії, у квітні 2004 року систему буде введено в дослідну експлуатацію на два місяці. Після успішного проходження цього етапу можна буде стверджувати, що вона працює в продуктивному режимі. Нині вже експлуатується управління маркетингом і людськими ресурсами. Хоча спостерігаються окремі труднощі з навчанням і мотивацією, але бажання керівництва побачити цю систему в дії велике, і майже всі проблеми розв’язуються дуже швидко — упродовж одного-двох днів».

Обговорити на форумi

На початок

Версія для друку		Відправити поштою
Оцiнити статтю		Ваш коментар