№ 25 от 20-06-2005
|
|
Украинский деловой еженедельник
"Контракты" / № 25 от 20-06-2005 |
Как предотвратить злоупотребления в системе сбыта компании
Сбытовики и топ-менеджеры, опрошенные Контрактами, выделяют в системах сбыта украинских компаний пять уровней типичных злоупотреблений (в зависимости от сложности их организации): складское воровство, фиктивные отгрузки, необоснованные скидки, несанкционированное производство с последующей продажей продукции, финансовые махинации с привлечением IT-менеджмента компании.
Механизмы борьбы со складским воровством и фиктивными отгрузками будут рассмотрены в ближайших номерах в рамках спецпроекта «Склад под замок». Пока лишь подчеркнем, что объектом складского воровства является, как правило, неучтенная продукция (это, по понятным причинам, снижает вероятность обращения бизнесмена в правоохранительные органы). А вот о методах противодействия высокоорганизованным злоупотреблениям сбытовиков (третий, четвертый и пятый уровни) поговорим подробнее.
Ценовое пике
Львиная доля злоупотреблений сбытовиков лежит в плоскости необоснованного занижения цен на продукцию предприятия. На первый взгляд, предотвратить откатывание скидок проще простого: фиксируешь цену на товар, устанавливаешь размеры скидок в зависимости от объема продаж, решаешь сам вопросы снижения цен во всех остальных случаях и... никаких гвоздей. При более детальном рассмотрении проблемы выясняется, что просто и гениально отнюдь не синонимы.
Ибо административная фиксация цен на продукцию автоматически увеличивает временной лаг реагирования предприятия на изменения рыночной конъюнктуры (потерять потребителя, который ушел к конкуренту с более низкими ценами, значительно легче, чем найти нового).
Помимо этого, административная фиксация размеров скидок зачастую не оправдана, если ассортимент продаж компании включает в себя более двадцати товарных позиций. Ведь в таких случаях при заключении едва ли не каждой сделки перед сбытовиком возникает дилемма: давать ли (и какую давать) скидку клиенту на покупку 5 стульев, 3 диванов и 1 табуретки, если он же приобретает 50 столов со скидкой 5%? Или — похожий пример — удовлетворять ли просьбу клиента о предоставлении 5% скидки на покупку 2 столов сегодня, если вчера он купил 200 стульев?
Теперь представим себе топ-менеджера, к которому тридцать раз в день обращаются с подобными вопросами... Дав в неделю сто пятьдесят ответов, он либо разгонит отдел сбыта, либо делегирует полномочия по предоставлению скидок. Тогда-то и начнется самое интересное!
В частных беседах большинство опрошенных руководителей говорят, что искоренить откаты из системы сбыта практически невозможно, поэтому лучше идти по пути их легализации (подробнее — см. Миша 5%). И фатализм топ-менеджеров можно понять, ибо арсенал инструментов борьбы с откатами при занижении цен достаточно скуден.
Так, к примеру, технический директор компании «ВИМАС Технологии» Игорь Гурьянов признается, что проконтролировать занижает ли сбытовик цену на товар при заключении сделки, затруднительно даже при автоматизации учета системы сбыта. Причина — сделка заключается еще до того, как информация о ней попадает в базу данных.
Кроме того, не факт, что даже после занесения данных о сделке в базу, можно объективно определить, занизил ли цену тот или иной сбытовик. Ведь для этого в информационную систему предприятия должны быть забиты рыночные ориентиры, а это ни много ни мало: цены конкурентов на аналогичную продукцию, размеры их скидок и т. д. Вряд ли есть необходимость объяснять, насколько сложно раздобыть эти параметры.
Контрмеры
Единственная технология, снижающая вероятность злоупотреблений в системе сбыта и предлагаемая на рынке IT Украины, — автоматизация процесса принятия решений о предоставлении скидок с учетом инвариантности позиций товарного ассортимента и групп клиентов.
Но ее вряд ли можно считать панацеей на все случаи жизни, ибо модульная фиксация цен и размеров скидок по своей сути напоминает административную фиксацию. В том смысле, что доступ к стартовым параметрам (размеры цен и скидок) соответственной базы данных будет иметь ограниченный круг лиц, а оперативное реагирование компании на рыночную конъюнктуру будет, опять же, затруднено.
Кроме того, по словам разработчиков, из процесса принятия решения о предоставлении скидки невозможно абсолютно устранить человеческий фактор: все равно кто-то из менеджеров будет иметь ключи к соответственному модулю.
Не верят руководители и в эффективность предотвращения злоупотреблений в системе сбыта посредством материальных стимулов. Нет, конечно, некоторые говорят о целесообразности введения прозрачной системы премирования сбытовиков процентами от продаж. Но большинство опрошенных, как, к примеру, замдиректора компании ООО «Квинта» Владимир Пахно, полагают: мол, менеджеров среднего звена бесполезно мотивировать процентом от продаж или высокой ставкой, поскольку денег (тем более — откатанных) мало не бывает. Что, впрочем, не означает, что минимизировать вероятность откатывания цен невозможно.
Тот же Пахно убежден, что, если собственники будут стимулировать топ-менеджмент фирмы не деньгами, а долей в компании, то эффективность контроля над системой сбыта повысится. И это уже — полдела. Вторая половина, соответственно, предусматривает:
— формализацию предоставления скидок ответственными менеджерами (то есть каждый сбытовик должен в письменной форме обосновать целесообразность снижения цены в каждом отдельном случае);
— сокращение числа сбытовиков в мелких компаниях (чем меньше посредников — тем проще их контролировать);
— горизонтально-региональные ротации сотрудников отделов сбытов в рамках крупной компании с целью разрушения накатанных связей;
— формирование групп ключевых клиентов (с объяснениями, кому, с какой целью и до каких пор компания планирует предоставлять скидки);
— пойманный за руку откатчик (будь он самым лучшим сотрудником компании) должен быть уволен с самыми негативными рекомендациями.
Левый аврал
Несанкционированное производство — проблема серьезнее необоснованных скидок. Ибо она поражает не только систему сбыта, но и производственный отдел компании, а иногда — и IT-службу. Сама схема злоупотреблений проста: сбытовик по договоренности с производственным менеджером (в идеале — определяющем нормы расхода сырья) паразитируют на мощностях предприятия, выпуская левую продукцию и перепродавая ее специально созданному ЧП по себестоимости (возможны — вариации на тему).
IT-специалист необходим в том случае, если топ-менеджмент предприятия фиксирует нормы расхода сырья в защищенных модулях автоматизации управления. Однако выявить такую схему достаточно сложно — в крайнем случае, сбытовик и производственник будут открещиваться: мол, согласно плану, производили неучтенку. А грань между левой и неучтенной продукцией, как известно, очень тонкая.
Незамысловатый, но действенный способ предотвращения несанкционированного производства рекомендует гендиректор ООО «Мастер А» Юрий Николаенко — оценивать не только показатели расхода сырья, а еще и производственные энергозатраты. Этот ориентир, по словам топ-менеджера, позволяет вычислить приблизительное время работы оборудования (производительность которого — константа), а значит — прикинуть объем выпущенной продукции.
А вот от несанкционированного вторжения в систему «клиент-банк» предприятия в случае договоренности сбытовика и IT-менеджера с целью изменения банковских реквизитов фирмы-получателя (с последующим восстановлением status quo) защититься практически невозможно. Гурьянову известны случаи, когда удавалось предотвратить махинации такого рода, организованные на уровне рядового сотрудника IT-отдела и сбытовика (кстати, доказать их причастность к попытке взлома системы не удалось). Впрочем, это уже другая история.
Уровни злоупотреблений в системе сбыта*
1. Кража
Зона риска: складские помещения
Суть: несанкционированный вынос со склада готовой продукции и полуфабрикатов (как правило — неучтенного производства) с последующей продажей
2. Кидок
Зона риска: складские помещения, кассы супермаркетов и т. д.
Суть: отгрузка неучтенной продукции фиктивному получателю (сговор клиента и начальника отдела сбыта); продажа коньяка по цене минеральной воды (сговор кассира и покупателя) и т. д.
3. Необоснованные скидки
Зона риска: отдел сбыта, уполномоченный снижать цены на продукцию
Суть: большой ассортимент продаж существенно затрудняет контроль над обоснованностью «пакетных» скидок, что создает почву для злоупотреблений сбытовиков
4. Несанкционированное производство
Зона риска: отделы сбыта, производства и IT
Суть: паразитирование на сырье и производственных мощностях предприятия посредством внесения изменений в нормы расхода сырья (IT), несанкционированного выпуска продукции (производственный отдел), продажа продукции «своему» ЧП по цене себестоимости (сбыт)
5. Кидалово
Зона риска: отдел сбыта, IT-менеджмент
Суть: вход в систему «клиент-банк» с последующим изменением банковских реквизитов фирмы-получателя
* По данным опроса гендиректоров, коммерческих директоров, начальников отделов сбыта и информационной безопасности
|