№ 11 от 15-03-2004
|
|
Украинский деловой еженедельник
"Контракты" / № 11 от 15-03-2004 |
Менеджмент
С помощью автоматизированной системы управления персоналом можно повысить качество и оперативность кадровых и управленческих решений. Однако оптимальный выбор такой системы зависит от характера деятельности компании.
 |
| Увеличить (JPG 55Kb) |
Три вида управления
Основное предназначение автоматизированных систем управления персоналом (для их обозначения также употребляется англоязычный термин Human Resources Managment Information System, или HRMIS) состоит в своевременном предоставлении актуальной и точной информации для принятия управленческих решений. Немаловажным также является упрощение и интенсификация работы кадрового подразделения компании. Поэтому прежде чем оценивать возможности и функции HRM-систем, необходимо определиться с общими принципами управления человеческими ресурсами.
«Следует различать управление кадрами, управление персоналом и управление человеческими ресурсами, — рассказывает Маргарита Короткова, HR-менеджер корпорации «Квазар-Микро». — Это три различных подхода, отображающих эволюцию управления людьми как такового».
Так, управление кадрами применяется в компаниях, которые осуществляют продажу ресурсов (такой тип компаний преобладал в 30-х годах прошлого века). Типичный пример — горнодобывающая или металлургическая компания, где процесс производства не выдвигает к большинству сотрудников специальных требований. Для управления кадрами таких предприятий требуется небольшой набор функций — учет сотрудников, выполняемых ими работ, а также должностные инструкции (обязанности того или иного работника). Кроме того, в нее входит подбор и найм сотрудников, однако без учета особых требований к ним.
Для компаний, которые осуществляют продажу товаров (где на добавленную стоимость влияют бренды) от управления работниками требуется значительно больше — тут уже необходимо знать, что может делать конкретный сотрудник и какую добавочную стоимость он может привнести. Этот вид управления получил название управление персоналом. В него, кроме функций, используемых в управлении кадрами, входит также постановка целей, оценка исполнения работы и стимулирование деятельности сотрудника.
Более сложный уровень управления — управление человеческими ресурсами — представлен в компаниях, которые занимаются продажей услуг (рынок товаров заполнен, на нем существует большое количество брендов, и потребитель ориентируется не столько на сам товар, сколько на качество связанных с ним услуг). «В этом случае критическая составляющая бизнеса стала зависеть от квалификации персонала, он стал стратегическим ресурсом», — объясняет Маргарита Короткова.
В управление человеческими ресурсами, в дополнение к функциям управления персоналом, входят также технологии обучения сотрудников, подбора и развития персонала, мотивационные мероприятия, развитие корпоративной культуры — то есть полный спектр функций, которые могут применяться в работе с кадрами.
Нужно отметить, что «упрощенное» управление кадрами отнюдь не является «хуже» управления человеческими ресурсами. Все зависит от специфики компании: для металлургического комбината «изощренный» подбор рабочих не нужен; тогда как для крупного IT-предприятия одного лишь кадрового учета будет явно недостаточно, а «продвинутые» функции управления человеческими ресурсами могут быть жизненно необходимыми.
В то же время специалисты отмечают, что существующие автоматизированные системы неплохо справляются с управлением кадрами и в ощутимой степени с управлением персоналом, однако полномасштабная автоматизация управления человеческими ресурсами им пока не по силам. «Идеальная» ситуация, когда HRM-система, тесно связанная с автоматизированными системами финансового и управленческого учета, на основе перечня задач компании самостоятельно определяет те человеческие ресурсы, которые необходимы для их выполнения, на данное время из области фантастики.
Что может HRM-система
Сегодня на рынке HRM-систем представлены продукты как западного (локализованного под отечественные условия), так и отечественного (или российского) происхождения. Первые в подавляющем большинстве входят в состав мощных и «тяжелых» ERP-решений (SAP R/3, Oracle Application, Axapta и др.). Вторые могут входить в комплексную систему управления предприятием либо поставляться как отдельное решение. Наиболее известные из них — «Босс-Кадровик» (компания «АйТи»), Контур «Управление персоналом» (корпорация «Галактика»), «Парус-Кадры» (компания «Парус»), «1С: Зарплата и Кадры», «Мегаполис. Управление персоналом» («Softline»), «PersonPro» (компания «АМИ-Украина») и др.
Кроме функций собственно управления персоналом (ведение данных сотрудников, планирование рабочего времени и создание штатного расписания, квалификационные требования к сотрудникам, отбор кандидатов и т. д.), в HRM-систему часто включают еще один модуль — расчетных задач (он осуществляет расчет зарплаты, установку ставок, тарифных сеток и т. д.). По мнению Андрея Фомичева, начальника департамента продаж корпорации «Галактика», потребность отечественных компаний в расчетных задачах во многом обусловила рост спроса на HRM-системы (увеличился в среднем в 2 раза за последние 1,5-2 года). «Если раньше большинство крупных предприятий пользовалось услугами информационно-вычислительных центров для выполнения расчета зарплаты, то сейчас для них удобнее осуществлять это собственными силами. В то же время западные системы, которые представлены в Украине, практически не решают эту задачу в полном объеме. Этим объясняется большое количество тендеров на разработку HRM-систем, которые объявляют украинские пользователи «тяжелых» западных ERP-решений. Причина не столько в их ограниченной функциональности (здесь принципиальной проблемы нет), сколько в сложности и дороговизне настройки под отечественную специфику».
Когда возникает необходимость в HRM-системе
Рассказывает Андрей Фомичев: «Как только руководство понимает, что существующих простейших средств учета персонала в Excel уже недостаточно и та информация, которую нужно учитывать, фильтровать и анализировать, требует более мощных инструментов обработки, начинается поиск системы автоматизированного управления персоналом. А дальше уже все зависит от потребностей и возможностей компании. Но в большинстве своем средние и крупные предприятия ориентируются на серьезные полнофункциональные продукты — либо специализированные, либо в составе ERP».
По цене HRM-системы делятся на несколько классов. Самая нижняя — «базовые» возможности по учету кадров — около $5 тыс. Решение среднего по функциональности уровня обойдется приблизительно в $20-30 тыс. Полнофункциональные мощные системы стоят $100 тыс. и выше. Можно также исходить из стоимости одного рабочего места, которое составляет в среднем от $500 до $1 тыс. (без сопровождения). Однако выбирая HRM-систему «по карману», следует учитывать, что приобретение недорогой «коробочной заготовки», адаптацию и сопровождение которой нужно выполнять самостоятельно, может впоследствии вылиться в значительно большие затраты, чем покупка более дорогой, но лучше поддерживаемой поставщиком системы. Кстати, сопровождение изменений в законодательстве — одно из самых важных требований, которые заказчики хотят видеть в HRM-системе.
Внедрение HRM-системы выполняется в несколько этапов. Перед инсталляцией системы у заказчика собирается информация о существующей методологии управления персоналом и расчета заработной платы, на ее основе формируется информационная модель предприятия. Затем составляется рабочая группа по внедрению, система инсталлируется и производится ее настройка под сформированную модель. После этого происходит настройка и «обкатка» системы на ограниченном наборе данных. На финальном этапе осуществляется полное внесение информации, формируются справочники и система вводится в действие. Весь процесс обычно занимает от 2 до 4 месяцев.
И еще один существенный момент — внедрять HRM-систему лучше всего в составе комплексной информационной системы, которая также выполняет управление материальными, финансовыми и другими ресурсами. Это не только обеспечит более эффективное ее использование, но и позволит сэкономить время и деньги — поскольку дополнительно приобретать и устанавливать HRM-модуль в уже работающую систему зачастую и сложнее, и дороже, чем установить его изначально.
Справка
Основные функции системы автоматизированного управления персоналом
Описание рабочего времени и составление штатного расписания.
Ведение документации по кадровым вопросам.
Планирование использования персонала.
Квалификации и квалификационные требования.
Планирование карьеры и замещения должностей преемниками.
Управление данными кандидатов для приема на работу.
Расчет заработной платы и окладов.
Расчет командировочных расходов.
Формирование статистических отчетов для внешних и внутренних нужд.
Управление мотивацией персонала.
Опыт выбора HRM-системы: мнение специалиста
Маргарита КОРОТКОВА, HR-менеджер корпорации «Квазар-Микро»:
В прошлом году мы изучали предложение систем автоматизации управления персоналом на украинском рынке с целью выбора одной из них для внедрения в нашей компании (на сегодня для этих задач используется система 1С, но ее возможностей уже недостаточно). Мы не рассматривали такие западные системы, как Axapta, SAP R/3 и др. Это весьма затратные решения, и их внедрение рационально только тогда, когда оно осуществляется как часть общего проекта автоматизации на основе этих систем. Нами были рассмотрены четыре системы отечественной и российской разработки — «Босс-Кадровик» (компания «АйТи»), «PersonPro» («АМИ-Украина»), «Парус-Кадры» (компания «Парус») и «1С: Кадры».
В перечне наших требований к системе было, во-первых, наличие достаточно простого и понятного интерфейса для введения данных (по возможности, минимизация введения данных вручную, автоматическая генерация различных форм, приказов и т. д.). Второй критичный момент — увязка с существующим законодательством. Система должна самостоятельно создавать стандартные формы отчетности, требуемые госорганами (охрана труда, соцстрах, Минстатистики и т. д.). На этапе внедрения эти данные вносятся в систему и затем осуществляется их поддержка, в том числе со стороны компании-внедренца.
Для задач управления персоналом хотелось бы иметь несколько функций: в частности, подбор персонала, компенсационная политика, планирование и бюджетирование обучения. Подбор кадров связан с обработкой большого количества неструктурированной информации (например, резюме). Система должна давать оперативный доступ к этой информации: вводить неограниченное количество файлов в различных форматах, осуществлять структурирование «поверх» этих документов, выполнять быстрый полнотекстовый поиск по ряду критериев. К сожалению, системы, которые мы рассматривали, на нынешний момент требуют ручного введения данных из резюме. Если по сотрудникам это еще возможно выполнить, то по кандидатам — полностью нереально.
В задачах компенсационной политики хотелось бы иметь возможность установить уровни оплаты персонала, «привязать» к ним определенный набор компенсаций, которые может получать сотрудник, связать с ними набор должностей и оперативно отслеживать изменения (подобная функциональность была в системе «Босс-Кадровик», однако тоже не в полном объеме). Управление обучением предполагает наличие справочника тренингов, создание для каждого сотрудника планируемой программы обучения, расчет ее бюджета и т. д.
По нашим оценкам, наиболее полно нашим требованиям соответствовала система «Парус-Кадры» (в частности, в ней хорошо реализована поддержка законодательной базы). Однако ни одна из рассмотренных систем не соответствовала нашим запросам по функциональности и сервисной поддержке в достаточной мере, и в результате мы не пришли к определенному выбору. Сейчас в «Квазар-Микро» осуществляется разработка внутренней корпоративной информационной системы, где будет реализована часть тех функций, которые необходимы нам для управления персоналом.
|