О секундах свысока

Лариса ШАЙГОРОДСКАЯ

Как менеджеру найти время, которое потеряли другие руководители

Не задерживай его, девочка! Ты знаешь, сколько стоит время? Тысячу фунтов — одна минута!..

И не верти пальцами!.. Не оправдывайся, лучше помолчи. Знаешь, сколько стоит разговор? Тысячу фунтов — одно слово!*

Как запланировать непланируемое. Многие бизнесмены оказались перед нелегким выбором: сменить профессию или научиться управлять своим временем. Мы обратились к тем, кому удалось второе. Об управлении временем написано множество пространных книг. Однако, чтобы не углубляться в теорию, Контракты решили ограничиться рекомендациями практиков.

* Здесь и далее цитаты из книг Льюиса Кэрролла «Алиса в Зазеркалье» и «Алиса в Стране чудес»

Рекомендация 1.

Ежедневно составляйте расписание дел

— Этой ужасной минуты я не забуду никогда в жизни, — сказал Король.

— Забудешь, — заметила Королева, — если не запишешь в записную книжку.

«Как показывает мой практический опыт, — рассказывает Ирина Гурская, заместитель директора ООО «Интер-Аутдор», — начинать организацию времени следует с письменного планирования. Эта полезная привычка будет забирать всего несколько минут в начале дня, зато послужит основой для порядка во всем рабочем графике. При возникновении непредвиденных задач черновой план просто корректируется — менее важные и срочные дела переносятся «на потом».

Если рабочий график зависит от внешних обстоятельств, то начинать планирование следует хотя бы с записи тех немногих дел, которыми все-таки можно управлять самостоятельно, далее, по мере возможности, расширять сферу своего контроля.

«Я считаю, что руководство компании должно всячески поощрять стремление сотрудников к управлению своим рабочим временем, — комментирует Виталий Чуба, бизнес-тренер тренинговой компании «Инфор-Менеджер», — ведь письменные планы — основа личной эффективности, но, с другой стороны, это и очень удобный инструмент контроля. Такие фактические документы делают организационные процессы прозрачными, показывая, насколько занят персонал, на что уходит рабочее время, нужно ли в компании столько людей...»

Рекомендация 2.

Группируйте задачи в блоки

— Я с удовольствием расскажу все, что случилось со мной сегодня с утра... Я знаю, кем я была сегодня утром, когда проснулась, но с тех пор я уже несколько раз менялась.

Иногда план, составленный на неделю, включает в себя около сотни задач. Сознание не в состоянии охватить такой длинный список. В результате появляется чувство тревожности и растерянности. «Работа значительно облегчается, если объединить некоторые сходные задачи в блоки, — советует Александр Колпаков, директор департамента инженерной инфраструктуры и систем безопасности корпорации «Инком». — При этом для решения каждой отдельной задачи нужно отводить специальные часы, чтобы не отвлекаться в это время на беспокойные мысли по поводу остальных проблем и дел». Желательно также, чтобы общее число блоков не было больше семи (по мнению психологов, это оптимальный объем, который человеческий мозг может удерживать во внимании одновременно).

Рекомендация 3.

Рассчитывайте затраты времени

Приходится бежать со всех ног, чтобы только остаться на том же месте!..

Если хочешь попасть в другое место, тогда нужно бежать по меньшей мере вдвое быстрее!

В обычной неделе всего 40 рабочих часов. И следует так организовать свой график, чтобы выполнение всех задач укладывалось в это время.

Практика тренингов тайм-менеджмента показывает: когда люди впервые просчитывают временные затраты на выполнение всех своих дел, то нередко в сумме получается не 40, а 50-60 часов в неделю. «Для многих это своеобразный момент прозрения: «Так вот, оказывается, почему мне приходится работать до 10-11 часов вечера!», — говорит Виталий Чуба. — Если человек без преувеличения расписал время выполнения своих задач, и вышло не сорок часов, а гораздо больше, значит, он работает за двоих или за троих. В таком случае нужно либо делегировать часть обязанностей подчиненным, либо обсудить с шефом вопрос о необходимости введения еще одной должности в отделе (для такого разговора письменные планы с пометками о фактически потраченном времени придутся весьма кстати)».

Рекомендация 4.

Внесите в свой план «профилактику» и «форс-мажор»

— А вы что помните лучше всего? — спросила Алиса, набравшись храбрости.

— То, что случится через две недели.

«Дело в том, что даже если ты суперорганизованный человек, неорганизованное деловое окружение может свести твою личную эффективность практически к нулю. Чтобы этого не произошло, следует заранее запланировать все неопределенности! — советует Александр Колпаков. — При составлении рабочего расписания на неделю и конкретный день я приблизительно треть времени отвожу на всякого рода неожиданности. И, если ничего непредвиденного не случается, с удовольствием расходую «выигранные» часы на «профилактику», то есть решение задач, несрочных, но важных».

Итак, специалисты тренинговых агентств советуют распределять рабочее время следующим образом:

20% времени (или 8 часов в неделю) — на задачи важные, но не «горящие» (своеобразная профилактика, нечто наподобие планового визита к стоматологу);

60% времени (24 часа в неделю) — на важные и срочные задачи (в сущности, это обычная работа);

20% времени (8 часов в неделю) — на непредвиденные задачи (форс-мажор).

Правило «20-60-20» очень помогает сориентироваться во времени людям, которых называют перфекционистами, то есть теми, кто готов бесконечно долго доделывать и переделывать любую работу, доводя ее до совершенства.

Рекомендация 5.

Не разрешайте себя отвлекать

— Если бы кое-кто не совался в чужие дела, — хрипло проворчала Герцогиня, — земля бы вертелась быстрее.

«В идеале, чтобы не отвлекаться по мелочам, нужно изменить всю корпоративную культуру компании: договориться о правилах и стандартах поведения, — говорит Виталий Чуба. — Если это по какой-либо причине невозможно, советую просто определить хотя бы в собственном рабочем графике так называемые периоды красного, желтого и зеленого цвета (по принципу светофора)».

Часы красного цвета — это время для серьезной работы, требующей высокой концентрации внимания, когда любой несвоевременный разговор или чей-то визит просто выбивает из колеи и ведет к дополнительным временным затратам. Постарайтесь внушить себе и окружающим мысль о том, что в этот период дня вы буквально недосягаемы: закройте двери, отключите телефон, не заглядывайте в электронную почту.

Часы желтого цвета — время, когда вы не хотели бы отвлекаться, но в случае необходимости все же готовы к общению.

Часы зеленого цвета — время «открытых дверей», специально выделенное для телефонных звонков, переговоров и чтения электронной почты.

Рекомендация 6.

Помните о главном

Точный хронометраж дня и расчет фактических затрат времени на все важные и неважные дела позволяет сделать главное — проанализировать, как соотносится прожитый день с жизненными устремлениями.

«Когда я впервые попросил сделать хронометраж дня моих сотрудников и выделить ярким маркером в ежедневном расписании дела, связанные с достижением личных и профессиональных стратегических целей, оказалось, что самому главному в жизни они уделяют в лучшем случае 30% времени, — рассказывает Ваче Давтян, директор компании «Промкабель-Электрика». — Большую часть дня отнимает текучка и общение с людьми, которых я называю поглотителями времени. Но достаточно двух недель ежедневного хронометража, чтобы человек осознал, сколько времени уходит впустую. Тогда автоматически появляется чувство времени, приходит понимание того, что большую часть дня (мой опыт — 70-80%) нужно отводить все-таки на достижение стратегических целей».

Итак, следует попробовать обозначить в еженедельнике ярким цветом дела, связанные с личностным и профессиональным ростом. Для человека, никогда не составлявшего планы, удельная доля времени, отведенного на такие дела, может быть очень незначительной. Не нужно расстраиваться по этому поводу. Время для главного в жизни, как показывает опыт наших экспертов, будет постепенно наращиваться само собой, нужно только постоянно держать такую установку в сознании и научиться наблюдать за собственным днем со стороны.

---

Комментарии

Ирина ГУРСКАЯ, заместитель директора ООО «Интер-Аутдор»

— Чтобы не стать заложником времени, необходимо научиться управлять им. Еще два года назад я в буквальном смысле слова «зашивалась». Силы и нервы были уже на пределе. Тогда директор направил меня на тренинг «Управление временем». «Особо временем не поуправляешь, — думала я, отправляясь на учебный полигон, — тем более в ситуации, когда в любой момент могут обрушиться новые вводные, и будет необходимо за считанные минуты кардинально изменить ход выполнения текущих задач.

Но скепсис достаточно быстро развеялся, когда я поняла, что мне предложены реальные инструменты управления временем: планирование, распределение... Еще месяц я не расставалась с рабочими материалами тренинга, так как необходимо было наработать и отшлифовать новые практические навыки. В результате исчезло чувство беспокойства, неуверенность и суетливость... Позже я приняла участие еще в одном тренинге по управлению временем, на котором говорилось о принципах организации работы «реагирующих» должностей, да еще и в условиях неопределенности!

Теперь в моем рабочем графике царит порядок. Чаще всего я составляю планы на неделю. Но, поскольку специфика работы предусматривает быструю смену «декораций», планы корректируются ежедневно. Например, некоторые дела, которые были запланированы на понедельник, могут быть перенесены на четверг. Срочные задачи я не бегу решать, сломя голову. Прежде чем отреагировать, беру «тайм-аут», чтобы определить количество времени и способ решения поставленной задачи.

В основном дела расписываются по следующим критериям:

— делегируемые задачи;

— задачи, которые требуют моего непосредственного участия.

Это первый этап планирования. Потом я группирую задачи в блоки и определяю приоритеты. Следующий этап — планирование форс-мажора.

В случае сбоя рабочего ритма и снижения качества работы персонала провожу анализ «фотографий» рабочего дня сотрудников. Это позволяет определить причину сбоя: может быть, действительно слишком высока рабочая загрузка, не эффективно личное планирование рабочего дня или ошибочен личный подход к решению задач. Таким образом, становится очевидным соответствие профессионального уровня сотрудника занимаемой должности.

Александр КОЛПАКОВ, директор департамента инженерной инфраструктуры и систем безопасности корпорации «Инком»

— Проблема управления временем в условиях неопределенности — бич современного бизнеса. В течение дня задачи совершенно разного толка наслаиваются одна на другую, «срочное» маскируется под «важное», и ты автоматически переключаешься на решение последней поступившей задачи, откладывая то, чем занимался ранее. Получается, как в анекдоте: не успев сделать одно дело, тут же не успеваешь сделать другое.

Я считаю, что самое главное в управлении временем — эффективное мышление, основанное на понимании стратегических корпоративных и личных целей. Если есть осознанная необходимость планирования, то рано или поздно научишься и различным инструментам управления временем: умению разделять задачи на те, которые должен выполнить сам, и те, которые можно и нужно делегировать подчиненным; умению соизмерять трудоемкость задач с временем, отведенным на их решение; умению правильно дробить крупные задачи и выполнять их по частям и т. д.

К счастью, в нашей компании руководство серьезно относится к проблеме тайм-менеджмента. Мы адаптировали стандартную методику одного из тренинговых агентств под свои специфические особенности. Все IT-инструменты, которыми пользуемся повседневно (корпоративная информационная система, система электронного документооборота, CRM-система и т. д.), учитывают новую концепцию корпоративного планирования времени. Процесс адаптации и внедрения был непростым, но уже ощутимы первые результаты. Основной эффект — удалось снять нервное напряжение от постоянного недостатка времени. Постепенно уходит никому не нужная суета. Следующий этап внедрения методики — запуск обязательной процедуры еженедельного и ежедневного планирования. Понятно, что внесение изменений в настройки на корпоративном сервере и в компьютерах сотрудников требует много времени. Но нет сомнений в том, что мы запустим процедуру в полном объеме. Если говорить обо мне, то я вынужден был поменять свой смартфон на более современный коммуникатор на базе Windows Mobile 5, чтобы разобрать информационные завалы и обрести достаточную мобильность при планировании времени.

Виталий ЧУБА, бизнес-тренер тренинговой компании «Инфор-Менеджер»

— В начале недели я составляю список дел и приблизительно оцениваю объем времени для выполнения каждой задачи, учитывая, что сумма часов не должна превышать 40. В следующей графе пишу, сколько времени потратил фактически. Это необходимо для анализа и более точного планирования.

В своем рабочем графике я обязательно выделяю время для долгосрочных задач и время для задач непредвиденных. При этом, естественно, большая часть дня отводится на то, чтобы заниматься делами важными и срочными. Нужно понимать, что «срочно» означает «к определенному сроку». К сожалению, стиль нашей жизни изменил значение слова, и теперь одна только мысль о срочности какого-либо дела способна привести человека к стрессу. Правильное планирование сроков исполнения задач позволяет избавиться от вечной тревожности по причине недоделанных дел. Я отношусь к срочным делам совершенно спокойно, потому что приблизительно знаю, сколько времени на них потрачу и когда закончу.

Но нужно сказать, что спланировать рабочий день не так сложно, как защитить свое рабочее время от постоянных вторжений-отвлечений. Практика показывает, что работники почти всех украинских компаний страдают оттого, что их неоправданно часто отвлекают от работы, причем отвлекают сами руководители. Получается, что компания сама себя постоянно «загоняет в угол». Как с этим бороться?

В моем рабочем графике есть часы, когда меня нельзя отвлекать, и об этом известно всем работникам компании. В это время я не только отключаю звонок мобильного, но даже и не смотрю кто звонит: будь-то хоть мать родная, хоть президент... Отзовусь только на крики о пожаре. Конечно, поначалу такое отношение у окружающих может вызывать удивление и протест. К сожалению, у нас в стране пока нет культуры отношения к бизнес-времени. К примеру, будет ли кто обижаться, если хирург не ответит на телефонный звонок? Нет, конечно. Ведь он, возможно, как раз в этот момент оперирует. Если юрист не отвечает, он, вероятно, на судебном заседании. При этом большинство людей считают, что нет ничего такого, чем бы мог быть занят обычный менеджер, чтобы не брать трубку. А что если он точно так же, как хирург или юрист, занят своим непосредственным профессиональным делом — решением важных задач? Нужно приучать людей уважительно относиться к вашему времени. Очень важно, чтобы человек в течение дня имел хотя бы час-полтора полной «недосягаемости».

К сожалению, сейчас модны офисы, организованные по принципу открытого пространства. В таком рабочем помещении «закрыться» невозможно физически. В этом случае я посоветовал бы защищать уши наушниками, а глаза — полками и перегородками.

Ваче ДАВТЯН, директор компании «Промкабель-Электрика»

— Уже много лет изучаю теорию управления временем, прошел четыре тренинга по тайм-менеджменту, а сейчас и сам провожу тренинги в своей компании — передаю личный опыт.

Мне кажется, основная проблема людей, не умеющих организовать свое время, в том, что они не чувствуют его. Очень важно понимать ценность не времени вообще, а каждой минуты. Жизнь — короткая штука. И если, думая о прожитом дне, осознаешь, что ничего важного не сделал, это трагедия, это просто самоубийство!

Выработать же ощущение времени нетрудно. Нужно прежде всего подумать над своими целями и приоритетами (составить список из нескольких пунктов). После этого сделать хронометраж дня (поминутно определить, на что было потрачено время), потом выделить разными цветами:

— дела, связанные с личными стратегическими целями;

— дела, связанные с профессиональными стратегическими целями;

— операционку (выполнение тактических задач);

— время, ушедшее на личные дела (семья, здоровье, друзья);

— потерянное время.

И посчитать минуты, часы...

Но все же я не сторонник жесткого хронометража и экономии времени на общении и общем развитии. Ведь даже стратегические профессиональные цели достигаются через личностный рост. Самый же большой резерв для личного развития, по моему мнению, дает именно управление временем. Личная эффективность повышается в несколько раз. Я научился так обращаться со своим временем, что теперь у меня самый большой временной резерв в моей компании. Я делегировал все текущие дела, поэтому в течение дня никто меня, как правило, не дергает и не отвлекает. При этом успеваю (и на работе, и дома) гораздо больше, чем раньше. Думаю над стратегическим развитием компании, много читаю, общаюсь (с клиентами, поставщиками, руководителями других компаний), занимаюсь общественной работой: веду лекции в институтах, участвую в форумах и т. д.

По моему глубокому убеждению, основная задача управления временем — сделать человека счастливым. Если осознаешь свои цели и чувствуешь, как постоянно приближаешься к их достижению, если есть время на гармоничное развитие всей личности (физическое, эмоциональное, интеллектуальное и духовное), то приходит ощущение счастья. Именно грамотное управление временем превращает заядлых трудоголиков в нормальных счастливых людей, успевающих отдыхать, общаться с семьей, друзьями, читать книги...

Обсудить на форуме

Вверх

Версия для печати		Отправить почтой
Оценить статью		Ваш комментарий